PleaseReview

logoPleaseReview съкращава времето и разходите за създаване, преглед и проверка на документи, като същевременно подобрява тяхното качество.

PleaseReview е иновативно и лесно за използване уеб базирано бизнес решение на фирма Ideagen plc., предназначено за организации, които желаят значително да съкратят времето, усилията и разходите за създаване, проверка и редактиране на документи в MS Office, PDF, txt и други формати, като в същото време повишат качеството на създаваните документи.

Програмният продукт PleaseReview осигурява по-бързото и качествено създаване на документи в защитена, контролирана и проследима среда, позволявайки техния едновременен преглед, редактиране и съвместно създаване от множество хора, включително и външни за организацията, и дори мобилни потребители, независимо от това къде се намират.

Основни характеристики
  • Среда за съвместна работа в реално време
  • Сигурен вътрешен и външен достъп до документи чрез мобилни устройства и офлайн
  • Документите се преглеждат в оригиналния им формат (Word, Excel, PDF, PowerPoint, RTF, изображения, програмен код и т.н.)
  • Автоматично записване на коментари, предложени промени и дискусии.
  • Контролирано сътрудничество в рамките на документа, като например кой какво може да прави и къде.
  • Предоставя обратна връзка на преглеждащите, когато се приемат или отхвърлят коментари и се обединяват приетите промени в документа.

В почти всяко звено на държавните и частни организации се създават документи от един или друг вид, като това обикновено е съвместен процес, който отнема значително време и усилия на много хора. Нещо повече, редактирането и преглеждането на документи е бизнес процес, който често се характеризира със закъснения и вземане на временни и компромисни решения, които могат да предизвикат допълнителни разходи, да загубят значително време, да доведат до неудовлетвореност и често до компромиси с качеството на документа.

PleaseReview е разработен с цел да преодолее тези проблеми и да:

  • съкрати разходите;
  • намали усилията;
  • съкрати времето; и
  • радикално да подобри ключовите бизнес процеси;

за проверка и създаване на документи, като улесни навременното, коректно и точно изготвяне на документите. В същото време се създават много по-добри и качествени документи.

PleaseReview предоставя възможност много потребители едновременно да преглеждат и съвместно да създават MS Word, Excel, PowerPoint, PDF, txt, графични и други типове документи. Продукта улеснява прегледа и съвместното създаване на документи:

  • както в рамките на организацията (вътре във, или извън корпоративната защитна стена);
  • така и при съвместна работа с външни страни, като клиенти, партньори и доставчици.

Съвместният преглед на документите може да се осъществява от различни платформи, така че потребители от различни организации, включително и тези с по-стари системи, да могат да си сътрудничат при прегледа на документите, работейки от тяхната собствена системна среда.

PleaseReview_diagram-bgДостъпът до преглежданите документи се осъществява през уеб браузър – чрез директно влизане в системата, или с кликване върху изпратената с електронно писмо покана – като преглеждащите документите могат да предлагат промени и да добавят коментари, като могат да работят върху целия документ, или само върху определени за тях части от него. Те също могат да виждат промените и коментарите на останалите участници, и да им отговарят. По този начин даден редактиран документ, или раздел от него, може отново да бъде предоставян за преглед и редактиране, като се вземат под внимание коментарите и промените от извършващите прегледа. Този прозрачен и ефективен процес гарантира създаването на по-качествени документи и многократно съкращава времето и разходите за създаването им. Освен това отговарящия за прегледа/създаването на документа, може да реши кои промени да приеме и кои да отхвърли, включително и да посочи основания за това, след което всички одобрени промени и коментари автоматично се вграждат в окончателния документ. Това прави „копирането и поставянето“ (cut and paste) абсолютно ненужни. Всички дейности по управлението, контрола и прегледа на документите се регистрират в реално време и се съхраняват в одитната следа за последващ преглед и проследяване. Към преглежданите документи могат да се прикачват и документи за справка, като организационни диаграми, технически спецификации, финансови отчети и др., които да осигурят на преглеждащите, цялата необходима информация за по-ефективна проверка.

PleaseReview свежда до минимум, или изцяло елиминирана дублирането и противоречията по текстовете, понеже всеки от участниците вижда една и съща версия на документа, независимо дали е в офиса, извън него, при клиент/партньор, или дори ако не е вързан към мрежата. Окончателната версия на преглеждания документ се създава автоматично, след приемане на промените и коментарите, без да е необходимо „копиране и поставяне“ (copy and paste), какъвто е случая с Word/Excel. Всичко автоматично се прави от PleaseReview, а участниците получават възможност за проследяване на това „кой, какво, кога и къде е направил“.

По същество, PleaseReview прави процесите на създаване и преглед/проверка на документите по-лесни, прозрачни и по-ефективни, както за преглеждащите/проверяващите, така и за собственика на документа, като не са застрашени и компрометирани нито качеството на документа, нито сроковете за прегледа му.

Докладването и количествените показатели регистрирани при създаването и редактирането на документите, осигуряват прозрачност и отчетност, и улесняват усъвършенстването на процесите в самата организация.

PleaseReview е разработен така, че безпроблемно да се интегрира с водещи системи за управление на документи като – OpenText, Oracle, Microsoft, Generis и Veeva.

От използването на PleaseReview, клиентите може да постигат:

  • до 65% намаляване циклите за преглед на документите; и
  • значителна възвращаемост на инвестициите, посредством спестяване на до 35% от разходите за преглед, проверка, редактиране и създаване на документите